TÉCNICAS DE COMPARACIÓN Y CONTRATACIÓN
El método comparativo ( de la comparación o contratación) consiste en poner dos o mas fenómenos, uno al lado del otro para establecer sus similitudes y diferencias y de esto sacar conclusiones que definan un problema o que se establezcan caminos futuros para mejorar el conocimiento de algo.La comparación es una herramienta fundamental del analisis. se utiliza de manera rutinaria en la comparacion de hipotesis y puede contribuir al descubrimiento de nuevas hipotesis y formacion de teorias
El metodo comparativo se fundamenta en ser un proceso de búsqueda sistematica de semejanzas y diferencias que implican la comparacion de los distintos tipos de realidad social presente
Metodo de comparacion a traves de la busqueda de las similitudes o diferencias presentes en los fénomenos sociales lo que se busca es llegar a los problemas precisos de ciertos fenomenos instrucciones y las culturas presentes en cada una de la comunidades para atacar de igual manera todas las problématicas presentes y posteriormente dar a conocer posibles solúciones a los problemas a erradicar.
FUENTES DE TRANSCRIPCIÓN Y DOCUMENTOS DIGITALES
Existen muchas definiciones de digitalización; pero se puede resumir como un proceso que convierte a los documentos, de diferentes formatos, de una imagen real a una electrónica digital con la ayuda de un escánear o cámara digital que las codifica según sus características cromáticas y que se almacenan en soportes electromagnéticos u ópticos
El soporte papel, lejos de desaparecer tiene un amplio uso y aglutina a un próspero negocio que mueve ingentes cantidades de dinero en todo el mundo; sin embargo, la fragilidad y dependencia estricta del soporte digital a la energía eléctrica y a ciertos condicionantes tecnológicos no nos permiten asegurar una hegemonía de éste frente a aquél al menos a corto plazo, la era manuscrita e impresa generaron modos de lectura acordes con el texto tal cual se construía .La escritura digital es, por tanto, el primer soporte no biológico de la historia., la era digital permite la utopía del hipertexto, es decir, un texto que ya no necesita de la linealidad escritural o lectora para construirse. Es por tanto la última gran revolución cultural en la que nos hallamos inmersos al generar una morfologia y unas características de escritura radicalmente diferenciadas respecto a los textos tradicionales hasta ahora conocidos, un nuevo modo de percepción humana de la realidad
Se habla de documentos digitales porque la información, no importa su forma: texto, sonido, imagen fija o en movimiento, se registra en un medio electrónico a través de codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de señales eléctricas positivas y negativas, las cuales se representan por medio de los dígitos “0” ,señal negativa, y “1” ,señal positiva.
En las computadoras, las señales eléctricas positivas y negativas se producen con una especie de“microswitche”, por lo general transistores que si están encendidos, son una señal positiva, como he dicho, representada por un, si están apagados, son una señal negativa representada por un “0”. Cada microswitcheen el lenguaje informático es denominado un “bit”; los conjuntos de ocho bits son denominados “bytes”. Los bytes se utilizan para codificar la información, teniendo como base conjuntos de ocho ceros y unos; conjuntos, que físicamante, en la computadora, se conforman con ocho switches. El total de switchesdisponibles en una computadora conforma su memoria; su capacidad de almacenar información en forma electrónica
Como en definitiva, las señales que codifican los textos, sonidos o imágenes son reducidas a combinaciones de ceros y unos; a combinaciones de dígitos, la información así registrada se denomina “información digital”. Y los conjuntos independientemente significativos de la misma, “documentos digitales o electrónicos”.
IMPORTANCIA DE LA CONSERVACIÓN DE LOS SOPORTES DOCUMENTALES
Aunque el contro,l ambiental reduce los riesgos de alteración de origen biologico, un aspecto de gran importancia es la adopción de programas de lucha integrada contra posibles plagas de agentes bibliofagos. Estos an de centrarse en la vigilancia para detectar la aparicion de especies no deseadas y en la eleccion de las tecnicas apropiadas para su eliminacion.
Conservación las fuentes de
transcripción y los documentos
digitados
Tipos de transcripción:
Existen diversos tipos de transcripción, en función de la finalidad que se le vaya a dar al texto transcrito
En este tipo de transcripciones los sonidos que se escuchan se escriben en el documento, incluyendo palabras inacabadas, repetidas, errores de pronunciación, como "concreta", sonidos tales como eh..., mmmm.... En resumen, todo aquello que se dice en el audio. Este tipo de transcripción se suele solicitar para juicios o pruebas periciales.
Transcripción natural.
Esta es la forma más común de transcribir. En ella, el transcriptor elimina toda aquella información irrelevante, lo cual da como resultado un texto más natural, más claro y con un aspecto más profesional. En ningún caso se cambian las palabras o el significado de las frases. Como por ejemplo, la frase, que en transcripción literal se transcribiría "eh... no me acuerdo; era de... era de noche y lo único que vi mmm... eh... fueron... fue... lo único que vi fue una persona que ando por ahí." en una transcripción natural se transcribe así: "No me acuerdo; era de noche y lo único que vi fue una persona que anduvo por ahí.". Como podrá comprobar, no se pierde ninguna información, el sentido de la frase se mantiene y se hacen algunas correcciones, salvo que éstas sean intencionadas.
Transcripción fonética.
Esta modalidad consiste en transcribir los sonidos en símbolos, de acuerdo a normas fonéticas internacionales. Está reservada a los expertos lingüistas y no tiene prácticamente utilidad en el mundo de los negocios, por lo que no podemos ofrecer este tipo de transcripciones.
Transcripción musical:
La transcripción musical se realiza escuchando una melodía, sea del tipo que sea, y se traspasa la información sonora a un pentagrama. Tampoco trabajamos este tipo de transcripciones, ya que se reducen estrictamente al mundo de la música y, por lo general vulnera los derechos.
Transcripción fonética.
Esta modalidad consiste en transcribir los sonidos en símbolos, de acuerdo a normas fonéticas internacionales. Está reservada a los expertos lingüistas y no tiene prácticamente utilidad en el mundo de los negocios, por lo que no podemos ofrecer este tipo de transcripciones.
Transcripción musical:
La transcripción musical se realiza escuchando una melodía, sea del tipo que sea, y se traspasa la información sonora a un pentagrama. Tampoco trabajamos este tipo de transcripciones, ya que se reducen estrictamente al mundo de la música y, por lo general vulnera los derechos.
IMPORTANCIA EN LA CONSERVACIÓN DE LOS SOPORTES DOCUMENTALES
Para garantizar la conservación del material documental es necesario que los archivos municipales desarrollen programas específicos de trabajo, con un enfoque integral y dirigido hacia acciones de tipo preventivo, que garanticen la integridad física y funcional de los documentos desde su misma producción hasta su disposición final en el archivo histórico, bajo el concepto de Archivo Total.
La conservación y preservación, es indispensable, ya que de ahí depende el conocimiento de la realidad social en diferentes aspectos. El documento es en esencia, la minoría que da cuenta a los hechos vividos por el hombre como ser social y que quedan como testimonio para las sociedades presentes y futuras.
Los soportes documentales, son importantes porque en ellos es donde se conserva toda la información, y cada soporte distinto necesita unos cuidados para su conservación.
Los soportes han ido evolucionado desde la antigüedad hasta las nuevas tecnologías. Estos soportes los podemos dividir en dos grupos en función de su transmisión a los usuarios:
· Soportes de transmisión directa: que son el papiro, el pergamino y el papel.
· Soportes de transmisión no directa: estos exigen una transmisión a través de una máquina intermediaria. Que son los documentos audiovisuales y los soportes informáticos.
El papiro: soporte de la antigüedad, fabricado a partir de una planta acuática muy común en el Nilo (Cyperus papyrus). Tuvo su decadencia a la vez que el imperio egipcio, y pronto fue poco a poco sustituido por el pergamino.
El pergamino: fabricado a partir de la piel de animales (reses). Su ventaja principal frente al papiro es que podía escribir en el por ambas caras, además, era más duradero y más fácil de conseguir.
El papel: está elaborado con pasta de fibra vegetales, lo fabricaron por primera vez los chinos. Actualmente existen muchos tipos de papel: papel de arroz, papel de cristal, papel cebolla, etc.
Los soportes audiovisuales: son los que reproducen el documento y su información por imágenes o sonido. Encontramos la fotografía (documento no textual) y las micro formas (imágenes fotográficas remitidas de documentos que utilizan un lector para ser leídas ej. microfichas). Otros son soportes son las películas, cintas, vídeos…
Los soportes informáticos: registran la información por medio de símbolos legibles a máquina. Ej. la cinta magnética y los discos ópticos.
Respecto a los nuevos soportes, plantean una serie de ventajas e inconvenientes. Sus ventajas son:
· Capacidad de almacenamiento
· Facilidad de acceso a la información almacenada
· Inmediatez de reproducción
· Gran facilidad para su difusión.
Por otro lado los inconvenientes que se plantean son:
· Facilidad para su destrucción.
· El coste del mantenimiento y de los equipamientos.
Estos nuevos soportes informáticos están creando, en la actualidad, que existan archivos en los que no hay nada en soporte papel; y mejoran el problema existente de almacenaje que tenían ciertas instituciones.
Pero su gran facilidad para ser destruidos plantea un gran inconveniente debido a que al estar en formato electrónico, muchos documentos ya no se archivan en papel, y la destrucción del soporte electrónico ya sea por un descuido o un accidente, ocasionaría la perdida de mucha documentación importante.
Sin embargo, el que actualmente, muchas empresas hayan decidido digitalizar sus archivos, siendo las más importante las que guardan en sus entrañas documentos relevantes de la historia. Hace que para un usuario o simplemente los trabajadores de la propia institución puedan recuperar más fácilmente estos documentos. También con ello se evita que al producirse por causas ajenas una perdida total o parcial del documento, no perdamos dicho documento original si se produjo su digitalización de ante mano (conservaríamos una reproducción).
la Ley.
ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES. Disponibilidad de los documentos de archivo mediante los instrumentos de consulta de la información.
ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos de un archivo (Véase además: FONDO).
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución.
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.
ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
ARCHIVO ACTIVO. (Véase Archivo de Gestión).
ARCHIVO ADMINISTRATIVO. (Véase Archivo de Gestión).
ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
ARCHIVO DE GESTION. Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO DE OFICINA. (Véase Archivo de Gestión).
ARCHIVO DEL ORDEN DEPARTAMENTAL. Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO DEL ORDEN DISTRITAL. Integrado por fondos documentales de los organismos del orden distrital y aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL. Integrado por fondos documentales producidos por organismos del orden municipal y aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL. Integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO DEPARTAMENTAL. (Véase Archivo del Orden Departamental).
ARCHIVO DISTRITAL. (Véase Archivo del Orden Distrital).
ARCHIVO EN CUSTODIA. (Véase Custodia de Documentos).
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos.
ARCHIVO HISTORICO. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
ARCHIVO HISTORICO ESPECIAL. Es el constituido por fondos documentales referidos a épocas, lugares o personas determinadas de la historia regional y nacional; entre otros se puede mencionar. Archivo Histórico de Antioquia, Archivo Regional de Boyacá, Archivo Central del Cauca, Archivo Histórico de Cartagena de Indias y Archivo Histórico del Magdalena Grande.
ARCHIVO INTERMEDIO. (Véase Archivo Central).
ARCHIVO MUNICIPAL. (Véase Archivo del Orden Municipal).
ARCHIVO NACIONAL. (Véase Archivo del Orden Nacional).
ARCHIVO OFICIAL. Es el conformado por documentos oficiales.
ARCHIVO PERMANENTE. (Véase Archivo Histórico).
ARCHIVO PRIVADO. Es el conformado por documentos privados.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PÚBLICO. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia y la cultura es de interés público y es declarado como tal.
ARCHIVO PÚBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados, declarados de interés público.
ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.
ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos.
ASISTENCIA TECNICA. Prestación de servicios por personal especializado en diferentes áreas del quehacer archivístico.
AUTENTICACION DE DOCUMENTOS. Es la autorización o legalización de documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formas y solemnidades, según lo establecido por la Ley.
AUTOMATIZACION. Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental.
C
CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.
CATALOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.
CERTIFICACION DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de la presencia de determinados datos en los documentos de archivo.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
CLASIFICACION. Labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser. Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo.
Clasificación de piezas en el interior de un fondo.
Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza.
CLASIFICACION DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.
CODIGO. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos.
COLECCION DE ARCHIVO. Reunión artificial de documentos, formada por un individuo, familia o institución.
COLECCION DOCUMENTAL. (Véase Colección de Archivo).
COMITE ASESOR. Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivística y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como técnicos.
COMITE DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS. Órgano asesor del Archivo General de la Nación , encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos.
COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO. Órgano asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.
COMITE TECNICO. Grupo de profesionales calificados que asesoran la normalización de terminología, instrumentos y procesos técnicos ARCHIVÍSTICOS.
CONSERVACION DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.
CONSERVACION DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa.
Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.
CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.
COPIA. Reproducción puntual de otro documento.
COPIA AUTENTICADA. Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades según lo establecido por la Ley y que le confieren la fuerza jurídica del original.
COTACION. (Véase Código).
CUADERNO. Conjunto de documentos cosidos en forma de libro.
CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.
D
DEPURACION. Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen.
DEPOSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservación de los documentos en una institución archivística.
DESCRIPCION DOCUMENTAL. Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.
DESCRIPTOR. Término al cual se asigna un significado específico y que se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de la información.
DESTRUCCION DE DOCUMENTOS. (Véase Eliminación de Documentos).
DIPLOMATICA. Reglas para conocer y distinguir documentos solemnes y auténticos.
DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS. Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.
DOCUMENTO. Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.
DOCUMENTO ESENCIAL (Documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
DOCUMENTO HISTORICO. Documento único que por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la Soberanía Nacional , las relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico y especialmente valioso para el país.
DOCUMENTO INACTIVO. Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.
DOCUMENTO OFICIAL. El que produce, posee o maneja una entidad estatal.
DOCUMENTO PRIVADO. El perteneciente a personas naturales y jurídicas, entidades, instituciones y organizaciones que no tienen carácter oficial.
DOCUMENTO SEMIACTIVO. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.
DUPLICADO. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero. Puede ser simple o autenticado.
E
ELIMINACION. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
ENCUADERNACION. Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados, en forma de libro.
ESTANTE. Mueble con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservación.
EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
EXPURGO DE DOCUMENTOS. (Véase Selección Documental).
F
FACSIMIL. Reproducción idéntica de un documento, logrado a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico.
FECHAS DE ACUMULACION. Fechas intermedias encontradas en un expediente.
FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.
FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas.
Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.
FOLIO RECTO. Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta.
FOLIO VERSO. (Véase Folio Vuelto).
FOLIO VUELTO. Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración.
FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.
FUENTE PRIMARIA DE INFORMACION. Información original no abreviada ni traducida; se llama también fuente de primera mano.
FUNCION ARCHIVISTICA. Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
G
GESTION DE ARCHIVOS. (Véase Administración de Archivos).
GESTION DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.
GUIA. Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos. organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.
H
HERALDICA. Técnica que estudia los escudos de armas o blasones, analizando su origen, rasgos simbólicos, evolución y significado socio-jurídico.
I
IDENTIFICACION DOCUMENTAL. Primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
INDICE. Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción.
INDICE CRONOLOGICO. Listado consecutivo de fechas.
INDICE ONOMASTICO. Listado de nombres propios.
INDICE TEMATICO. Listado de temas o descriptores.
INDICE TOPONIMICO. Listado de sitios o lugares.
INSTRUMENTO DE CONSULTA. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir. instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión).
INSTRUMENTO DE CONTROL. Es aquel que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de identificación los siguientes. ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación, registros topográficos; y en la fase de valoración. relaciones, tablas de retención documental, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de eliminación, informes, relaciones de testigos resultantes de muestreo.
INSTRUMENTO DE DESCRIPCION. (Véase Instrumento de Consulta).
INSTRUMENTO DE REFERENCIA. (Véase Instrumento de Consulta).
INVENTARIO. Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.
L
LEGAJO. En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental.
LEGISLACION ARCHIVISTICA. Es el conjunto de normas que oficializan la conservación, el acceso, la protección y la organización de los archivos en un país.
M
MANUSCRITO. Documento escrito a mano.
MAPA. Representación gráfica -con convenciones- de un espacio.
MARCA DE AGUA. Señal distintiva usada por los fabricantes de papel o mandada hacer por una entidad al momento de elaborar el papel.
MICROFILMACION. Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.
MICROFILME. Fotografía en película generalmente de 16 o 35 milímetros , utilizada en reproducción de documentos.
MUESTREO. Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.
N
NORMALIZACION. Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrón o criterio dado.
O
ORDENACION. Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series.
ORDENACION DOCUMENTAL. Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.
ORGANIGRAMA. Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo de organización o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u organismo.
ORGANIZACION DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones técnicas y administrativa cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.
ORGANIZACION DE DOCUMENTOS. Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.
ORIGINAL. Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.
P
PATRIMONIO ARCHIVISTICO. Conjunto de archivos conservados en el país y que forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histórico.
PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.
PIEZA DOCUMENTAL. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre otros: un acta, un oficio, un informe.
PRESERVACION DOCUMENTAL. (Véase Conservación de Documentos).
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.
Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.
PROTOCOLO. Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales, que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.
PROYECTO DE DESCRIPCION DE ARCHIVOS. Formulación de actividades en el tiempo, que contemplan los criterios y métodos a seguir en la selección y descripción de una determinada unidad archivística, con el fin de obtener instrumentos de consulta normalizados para la investigación con base en fuentes primarias. El plan contempla, entre otros aspectos, evaluación de requerimientos de descripción, tipos documentales a elegir, unidades archivísticas, evaluación de criterios para determinación de términos descriptivos, aspectos físicos de los documentos a tener en cuenta y formas de captura y automatización de los datos propios de la descripción archivística.
PRODUCCION DOCUMENTAL. Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
R
REGISTRO DE DOCUMENTOS. Anotación de los datos del documento en los modelos de control.
REGISTRO TOPOGRAFICO. Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación, indicando su posición exacta en un depósito de archivo.
REGLAMENTO DE ARCHIVOS. Son los lineamientos generales administrativos y técnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley.
REPOSITORIO DOCUMENTAL. (Véase Depósito de Archivo).
REPROGRAFIA. Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación fototécnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia y el microfilm.
RETENCION DE DOCUMENTOS. Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
S
SECCION. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional.
SELECCION DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.
SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
SERVICIOS DE ARCHIVO. Proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la documentación de una entidad, con fines de información.
SIGNATURA TOPOGRAFICA. Numeración correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservación de un depósito.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. Programa Especial orientado al logro de la cooperación interinstitucional de los archivos, a través de planes y programas para alcanzar objetivos comunes de desarrollo y consolidación del sector archivístico, coordinado por el Archivo General de la Nación.
T
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.
TIPO DOCUMENTAL. Unidad Documental Simple.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL. Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse según su origen y características diplomáticas.
TOMO. Volumen de cierta extensión, en el cual están encuadernados varios documentos en forma separada y con paginación propia.
TOPONIMIA. Estudio del origen y significación de los nombres propios de un sitio o lugar.
TRANSCRIPCION. Procedimiento para reproducir con exactitud un documento. Puede ser textual, facsimilar o actualizada gramaticalmente.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.
U
UNIDAD ADMINISTRATIVA. Unidad técnico-operativa de una institución.
UNIDAD ARCHIVISTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística, entre otras: un expediente. (Véase expediente).
UNIDAD DE CONSERVACION. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras. una caja, un libro o un tomo.
UNIDAD DOCUMENTAL. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.
V
VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública.
VALOR HISTORICO. (Véase Valor Secundario).
VALOR JURIDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común.
VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.
VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
VALORACION DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
A
ACCESO A LOS ARCHIVOS. Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES. Disponibilidad de los documentos de archivo mediante los instrumentos de consulta de la información.
ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos de un archivo (Véase además: FONDO).
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución.
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.
ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
ARCHIVO ACTIVO. (Véase Archivo de Gestión).
ARCHIVO ADMINISTRATIVO. (Véase Archivo de Gestión).
ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
ARCHIVO DE GESTION. Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO DE OFICINA. (Véase Archivo de Gestión).
ARCHIVO DEL ORDEN DEPARTAMENTAL. Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO DEL ORDEN DISTRITAL. Integrado por fondos documentales de los organismos del orden distrital y aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL. Integrado por fondos documentales producidos por organismos del orden municipal y aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL. Integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO DEPARTAMENTAL. (Véase Archivo del Orden Departamental).
ARCHIVO DISTRITAL. (Véase Archivo del Orden Distrital).
ARCHIVO EN CUSTODIA. (Véase Custodia de Documentos).
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos.
ARCHIVO HISTORICO. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
ARCHIVO HISTORICO ESPECIAL. Es el constituido por fondos documentales referidos a épocas, lugares o personas determinadas de la historia regional y nacional; entre otros se puede mencionar. Archivo Histórico de Antioquia, Archivo Regional de Boyacá, Archivo Central del Cauca, Archivo Histórico de Cartagena de Indias y Archivo Histórico del Magdalena Grande.
ARCHIVO INTERMEDIO. (Véase Archivo Central).
ARCHIVO MUNICIPAL. (Véase Archivo del Orden Municipal).
ARCHIVO NACIONAL. (Véase Archivo del Orden Nacional).
ARCHIVO OFICIAL. Es el conformado por documentos oficiales.
ARCHIVO PERMANENTE. (Véase Archivo Histórico).
ARCHIVO PRIVADO. Es el conformado por documentos privados.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PÚBLICO. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia y la cultura es de interés público y es declarado como tal.
ARCHIVO PÚBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados, declarados de interés público.
ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.
ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos.
ASISTENCIA TECNICA. Prestación de servicios por personal especializado en diferentes áreas del quehacer archivístico.
AUTENTICACION DE DOCUMENTOS. Es la autorización o legalización de documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formas y solemnidades, según lo establecido por la Ley.
AUTOMATIZACION. Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental.
C
CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.
CATALOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.
CERTIFICACION DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de la presencia de determinados datos en los documentos de archivo.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
CLASIFICACION. Labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser. Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo.
Clasificación de piezas en el interior de un fondo.
Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza.
CLASIFICACION DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.
CODIGO. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos.
COLECCION DE ARCHIVO. Reunión artificial de documentos, formada por un individuo, familia o institución.
COLECCION DOCUMENTAL. (Véase Colección de Archivo).
COMITE ASESOR. Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivística y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como técnicos.
COMITE DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS. Órgano asesor del Archivo General de la Nación , encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos.
COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO. Órgano asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.
COMITE TECNICO. Grupo de profesionales calificados que asesoran la normalización de terminología, instrumentos y procesos técnicos ARCHIVÍSTICOS.
CONSERVACION DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.
CONSERVACION DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa.
Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.
CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.
COPIA. Reproducción puntual de otro documento.
COPIA AUTENTICADA. Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades según lo establecido por la Ley y que le confieren la fuerza jurídica del original.
COTACION. (Véase Código).
CUADERNO. Conjunto de documentos cosidos en forma de libro.
CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.
D
DEPURACION. Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen.
DEPOSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservación de los documentos en una institución archivística.
DESCRIPCION DOCUMENTAL. Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.
DESCRIPTOR. Término al cual se asigna un significado específico y que se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de la información.
DESTRUCCION DE DOCUMENTOS. (Véase Eliminación de Documentos).
DIPLOMATICA. Reglas para conocer y distinguir documentos solemnes y auténticos.
DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS. Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.
DOCUMENTO. Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.
DOCUMENTO ESENCIAL (Documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
DOCUMENTO HISTORICO. Documento único que por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la Soberanía Nacional , las relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico y especialmente valioso para el país.
DOCUMENTO INACTIVO. Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.
DOCUMENTO OFICIAL. El que produce, posee o maneja una entidad estatal.
DOCUMENTO PRIVADO. El perteneciente a personas naturales y jurídicas, entidades, instituciones y organizaciones que no tienen carácter oficial.
DOCUMENTO SEMIACTIVO. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.
DUPLICADO. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero. Puede ser simple o autenticado.
E
ELIMINACION. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
ENCUADERNACION. Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados, en forma de libro.
ESTANTE. Mueble con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservación.
EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
EXPURGO DE DOCUMENTOS. (Véase Selección Documental).
F
FACSIMIL. Reproducción idéntica de un documento, logrado a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico.
FECHAS DE ACUMULACION. Fechas intermedias encontradas en un expediente.
FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.
FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas.
Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.
FOLIO RECTO. Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta.
FOLIO VERSO. (Véase Folio Vuelto).
FOLIO VUELTO. Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración.
FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.
FUENTE PRIMARIA DE INFORMACION. Información original no abreviada ni traducida; se llama también fuente de primera mano.
FUNCION ARCHIVISTICA. Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
G
GESTION DE ARCHIVOS. (Véase Administración de Archivos).
GESTION DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.
GUIA. Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos. organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.
H
HERALDICA. Técnica que estudia los escudos de armas o blasones, analizando su origen, rasgos simbólicos, evolución y significado socio-jurídico.
I
IDENTIFICACION DOCUMENTAL. Primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
INDICE. Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción.
INDICE CRONOLOGICO. Listado consecutivo de fechas.
INDICE ONOMASTICO. Listado de nombres propios.
INDICE TEMATICO. Listado de temas o descriptores.
INDICE TOPONIMICO. Listado de sitios o lugares.
INSTRUMENTO DE CONSULTA. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir. instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión).
INSTRUMENTO DE CONTROL. Es aquel que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de identificación los siguientes. ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación, registros topográficos; y en la fase de valoración. relaciones, tablas de retención documental, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de eliminación, informes, relaciones de testigos resultantes de muestreo.
INSTRUMENTO DE DESCRIPCION. (Véase Instrumento de Consulta).
INSTRUMENTO DE REFERENCIA. (Véase Instrumento de Consulta).
INVENTARIO. Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.
L
LEGAJO. En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental.
LEGISLACION ARCHIVISTICA. Es el conjunto de normas que oficializan la conservación, el acceso, la protección y la organización de los archivos en un país.
M
MANUSCRITO. Documento escrito a mano.
MAPA. Representación gráfica -con convenciones- de un espacio.
MARCA DE AGUA. Señal distintiva usada por los fabricantes de papel o mandada hacer por una entidad al momento de elaborar el papel.
MICROFILMACION. Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.
MICROFILME. Fotografía en película generalmente de 16 o 35 milímetros , utilizada en reproducción de documentos.
MUESTREO. Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.
N
NORMALIZACION. Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrón o criterio dado.
O
ORDENACION. Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series.
ORDENACION DOCUMENTAL. Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.
ORGANIGRAMA. Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo de organización o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u organismo.
ORGANIZACION DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones técnicas y administrativa cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.
ORGANIZACION DE DOCUMENTOS. Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.
ORIGINAL. Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.
P
PATRIMONIO ARCHIVISTICO. Conjunto de archivos conservados en el país y que forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histórico.
PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.
PIEZA DOCUMENTAL. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre otros: un acta, un oficio, un informe.
PRESERVACION DOCUMENTAL. (Véase Conservación de Documentos).
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.
Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.
PROTOCOLO. Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales, que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.
PROYECTO DE DESCRIPCION DE ARCHIVOS. Formulación de actividades en el tiempo, que contemplan los criterios y métodos a seguir en la selección y descripción de una determinada unidad archivística, con el fin de obtener instrumentos de consulta normalizados para la investigación con base en fuentes primarias. El plan contempla, entre otros aspectos, evaluación de requerimientos de descripción, tipos documentales a elegir, unidades archivísticas, evaluación de criterios para determinación de términos descriptivos, aspectos físicos de los documentos a tener en cuenta y formas de captura y automatización de los datos propios de la descripción archivística.
PRODUCCION DOCUMENTAL. Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
R
REGISTRO DE DOCUMENTOS. Anotación de los datos del documento en los modelos de control.
REGISTRO TOPOGRAFICO. Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación, indicando su posición exacta en un depósito de archivo.
REGLAMENTO DE ARCHIVOS. Son los lineamientos generales administrativos y técnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley.
REPOSITORIO DOCUMENTAL. (Véase Depósito de Archivo).
REPROGRAFIA. Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación fototécnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia y el microfilm.
RETENCION DE DOCUMENTOS. Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
S
SECCION. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional.
SELECCION DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.
SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
SERVICIOS DE ARCHIVO. Proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la documentación de una entidad, con fines de información.
SIGNATURA TOPOGRAFICA. Numeración correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservación de un depósito.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. Programa Especial orientado al logro de la cooperación interinstitucional de los archivos, a través de planes y programas para alcanzar objetivos comunes de desarrollo y consolidación del sector archivístico, coordinado por el Archivo General de la Nación.
T
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.
TIPO DOCUMENTAL. Unidad Documental Simple.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL. Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse según su origen y características diplomáticas.
TOMO. Volumen de cierta extensión, en el cual están encuadernados varios documentos en forma separada y con paginación propia.
TOPONIMIA. Estudio del origen y significación de los nombres propios de un sitio o lugar.
TRANSCRIPCION. Procedimiento para reproducir con exactitud un documento. Puede ser textual, facsimilar o actualizada gramaticalmente.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.
U
UNIDAD ADMINISTRATIVA. Unidad técnico-operativa de una institución.
UNIDAD ARCHIVISTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística, entre otras: un expediente. (Véase expediente).
UNIDAD DE CONSERVACION. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras. una caja, un libro o un tomo.
UNIDAD DOCUMENTAL. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.
V
VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública.
VALOR HISTORICO. (Véase Valor Secundario).
VALOR JURIDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común.
VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.
VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
VALORACION DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
UNIDADES DE CONSERVACIÓN EN ARCHIVOS DOCUMENTALES:
- La reunión física de documentos, ya sean folios o expedientes agrupados con ganchos o costuras, dentro de la conservación y al archivística de define como unidad de conservación. Base de cualquier archivo. Estas unidades son:PAQUETES: es la unidad de embalaje más común para documentos de archivo. Consiste en la agrupación de varios documentos o expedientes, enteramente envueltos, amarrados con cordele identificados con un rótulo adherido a una de sus caras.LEGAJOS: el legajo son dos tapas de cartulina unidas por un gancho legajado que sirven para proteger y conservar la documentación.
- Los documentos o expedientes independientes, agrupados y empastados en forma de libre.
Mediante costuras la nervios hundidos o en relieve.
Lomos encolados.
Tapas y cubiertas en diferentes materiales.
Por su gran volumen, y para evitar su deformación se recurre al amarre con pitas o cuerdas.
CAJAS: en conservación preventiva la caja es considerada como la unidad que ofrece las mejores garantías. para la protección de la documentación durante las fases de depósito y manipulación. actualmente el mercado presenta una amplia variedad de estilos, sin embargo, no todas poseen las características necesarias en cuanto a material, construcción y diseño entre ellas podemos encontrar las elaboradas con:
POLIPROPILENO: son bastante resistentes, de peso ligero y por lo general sin bastante herméticas. Esta última característica posibilita que se genere, por escasa ventilación, micro-climas que facilita la proliferación de agentes patógenos como hongos y bacterias.
CARTÓN: son de bajo costo, resistentes a la manipulación y reaccionan satisfactoriamente como barrera frente a fluctuaciones medio-ambientales. sin embargo, por ser fabricadas en nuestro medio con cartones ácidos, requieren de la aplicación de un recubrimiento que evite la migración, por contacto de la acidez del cartón a los documentos. se recomienda, como barrera adicional uso de carpetas desacidificadas para los expedientes contenidos en estas unidades.
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